Numérisation
Définition et principes de la numérisation
La numérisation désigne le processus par lequel des informations, des documents, des images ou des objets physiques sont convertis en format numérique, permettant ainsi leur lecture, traitement, diffusion, et archivage par des systèmes informatiques. En France, la numérisation est au cœur des politiques publiques de transformation digitale, pilotées notamment par des institutions telles que la DINUM ou l’ANSSI.
La numérisation se distingue de la digitalisation, cette dernière impliquant l’intégration du numérique dans les processus métier. Les technologies associées incluent la ROC, le scanning et la géolocalisation des données.
Historique de la numérisation dans la fonction publique
La politique de numérisation en France s’inscrit dans les axes majeurs du plan Action Publique 2022 et de la stratégie nationale pour un numérique inclusif. Dès les années 1990, avec la montée d’Internet, de nombreuses administrations (ex : Préfecture, Cour des comptes, CNFPT) ont initié la conversion de leurs archives papier en formats numériques.
La création du service-public.fr en 2000, sous l’impulsion de la DGME, a représenté une étape majeure, tout comme la généralisation de l’e-administration soutenue par le Ministère de la Transformation et de la Fonction publiques.
Enjeux et objectifs de la numérisation
La numérisation dans la fonction publique vise plusieurs objectifs :
- Améliorer l’accessibilité des services publics pour les citoyens et les agents.
- Optimiser la gestion et l’archivage des données.
- Renforcer la sécurité des systèmes d’information (notamment avec l’ANSSI).
- Garantir la transparence de l’administration.
- Réduire les dépenses de fonctionnement.
Processus de numérisation
Le processus classique de numérisation comprend les étapes suivantes :
- Sélection et préparation des documents ou objets à numériser.
- Utilisation d’appareils de scannage (p.ex. Canon, Xerox) ou d'appareil photographique numérique.
- Transformation des contenus physiques en fichiers au format PDF, JPEG, TIFF, ou PNG.
- Optionnel : application de la reconnaissance OCR.
- Indexation et métadonnées, souvent via des logiciels comme GED ou SharePoint.
- Archivage sécurisé, respectant la RGPD et la Loi pour une République numérique.
- Accès, restitution et diffusion, parfois via des portails internes.
Applications dans la fonction publique
La numérisation se manifeste dans de nombreux contextes administratifs :
| Administration | Applications de la numérisation |
|---|---|
| Archives nationales | Préservation et consultation des archives historiques |
| Collectivité territoriale | Dématérialisation des actes administratifs (ex: marchés publics, délibérations) |
| Établissement public | Traitement automatisé des dossiers (e.g. CAF, URSSAF) |
| Éducation nationale | Plateformes de ressources pédagogiques numériques (ENT, Pronote) |
| Ministère de l’Intérieur | Dossiers d’identité numérisés (CNI, passeports), vidéo-surveillance intelligente |
| Santé publique | Dossiers médicaux partagés (DMP), téléconsultations |
Normes, sécurité et cadre réglementaire
La numérisation doit se conformer à plusieurs normes et lois :
- RGPD
- Loi Lemaire
- NF Z42-013 (archivage électronique sécurisé)
- RGS
La sécurité des données est supervisée par des entités telles que l’ANSSI et la CNIL. Les politiques d’archivage s’appuient sur l’archivage électronique à valeur probante.
Outils et technologies de la numérisation
Nombre d’outils et technologies sont couramment utilisés :
- Matériel : scanners de documents, photocopieurs, appareils photo numériques
- Logiciels : OCR, GED, SaaS de gestion documentaire
- Plateformes : FranceConnect, FranceArchives, Docapost, Archivematica
- Solutions de cloud computing sécurisé (ex: Microsoft Azure, OVHcloud)
Impact sur les métiers de la fonction publique
La numérisation transforme la nature des métiers et des compétences recherchées :
- Développement de nouveaux métiers tels que responsable de la transformation numérique, data manager, ou chef de projet GED
- Montée en compétences en cybersécurité, data science et gestion de projet numérique
- Réorganisation des services et nouveaux modes de travail (télétravail, travail collaboratif sur plateformes numériques telles que Nextcloud ou Teams)
Formation et accompagnement à la numérisation
De nombreux dispositifs de formation, portés par le CNFPT, l’INSP et la DGAFP, accompagnent les agents publics :
- Formations à la GED, à la sécurité de l’information
- Sensibilisation à la protection des données personnelles
- Certification informatique (ex : PIX, MOOC spécialisés)
Perspectives et défis
La numérisation de la fonction publique française fait face à plusieurs défis :
- Fracture numérique et inclusion des publics éloignés
- Pérennité, interopérabilité et vulnérabilité des formats numériques
- Obtention de fonds, notamment par le plan France Relance ou les FEDER
- Respect de l’environnement (pratiques de Green IT)
- Sécurisation renforcée face aux cybermenaces (notamment grâce au CERT-FR)
Voir aussi
- Transformation numérique
- Archivage électronique
- GED
- E-administration
- service-public.fr
- Protection des données personnelles
- Cybersécurité
Références
- DINUM. « Plan de transformation numérique de l’État », Ministère de la Transformation et de la Fonction publiques, 2021.
- Loi n°2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique.
- RGPD, Règlement (UE) 2016/679.
- ANSSI, « Guide d’hygiène informatique », 2022.