Cehlc: resumé

2025-09-01T06:29:33Z

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== Définition et finalités ==

Un '''dossier administratif''' désigne l’ensemble des documents et informations réunis, conservés et traités par une [[administration|autorité administrative]], concernant la situation administrative d’un [[agent public]], d’un [[fonctionnaire]], d’un [[contractuel]] ou d’un [[usager|citoyen]]. Il constitue la trace officielle des éléments relatifs à la carrière, aux droits et aux obligations de l'agent, ou encore le suivi des démarches administratives d’un particulier.

Dans la [[fonction publique d’État]], la [[fonction publique territoriale]] et la [[fonction publique hospitalière]], la constitution, la gestion et la communication du dossier administratif sont strictement encadrées par le [[Code général de la fonction publique]], la [[loi n° 83-634 du 13 juillet 1983|loi du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires]], le [[Code des relations entre le public et l’administration]] et la [[Commission nationale de l'informatique et des libertés|CNIL]].

== Contenu du dossier administratif ==

Le contenu d’un dossier administratif varie selon la nature de l’agent ou de l’usager concerné et selon les besoins du service employeur. Toutefois, on retrouve souvent les documents suivants :

;Pour un agent public :
* [[Arrêté de titularisation]]
* [[Arrêté de nomination]]
* [[Fiche de paie|Bulletins de salaire]]
* Diplômes et certifications
* Rapports d’évaluation et d’entretien professionnel
* [[Sanctions disciplinaires]]
* Notations administratives
* [[Congé maladie|Demandes de congés]] (congés annuels, maladie, maternité, parental, etc.)
* Correspondances avec la direction des [[ressources humaines]]
* Décisions liées à une [[mutation]] ou une [[mobilité interne]]
* Documents relatifs à la [[protection sociale]] et à l’[[assurance maladie]]

;Pour un usager :
* Pièce d’identité
* Justificatif de domicile
* Demande formulée à l’administration (ex. : [[dossier de demande de logement social]],
[[autorisation administrative]])
* Courriers de l'administration relatifs à la démarche

== Table récapitulative : exemples de pièces d’un dossier administratif ==

{| class="wikitable"
! Type de document
! Catégorie d’agent/usager
! Administrations concernées
! Conservation recommandée
|-
| Arrêté de nomination
| [[Fonctionnaire]]
| [[Ministère de l'Éducation nationale]], [[Préfecture]]
| Toute la carrière
|-
| Feuille d’évaluation
| [[Agent public]]
| [[Centre de gestion de la fonction publique territoriale|CDG]],
[[Collectivité territoriale]]
| 10 ans minimum
|-
| Bulletin de paie
| [[Contractuel]]
| Toutes les administrations
| Permanent (pour droits à la retraite)
|-
| Décision de mutation
| [[Enseignant]], [[Adjoint administratif]]
| [[Académie (éducation)]], [[Direction des ressources humaines]]
| 5 ans minimum
|-
| Justificatif d’obtention d’un concours
| [[Lauréat]]
| [[Centre national de la fonction publique territoriale|CNFPT]], [[Service des ressources humaines]]
| Toute la carrière
|}

== Cadre juridique et protection des données ==

La gestion du dossier administratif est soumise aux principes de la [[loi n° 78-17 du 6 janvier 1978|loi Informatique et Libertés]] et au [[Règlement général sur la protection des données|RGPD]]. Ces textes encadrent la [[collecte des données personnelles]], leur conservation, leur sécurisation et leur transmission à des tiers.

La [[CNIL]] veille au respect des droits des personnes concernées, notamment :
* le droit d’accès,
* le droit de rectification,
* le droit à l’effacement dans certains cas,
* le droit d’opposition sous certaines conditions.

Dans la fonction publique, la [[direction des ressources humaines]] ou le [[secrétariat général]] est responsable du dossier administratif de chaque agent.

== Procédure de constitution et de mise à jour ==

=== Constitution du dossier ===

Le dossier administratif est constitué dès la [[recrutement|prise de fonction]] de l’agent. Il comprend l’ensemble des pièces justificatives relatives à l’état civil, à la situation administrative et aux examens médicaux d’aptitude à l’emploi (ex. : [[certificat médical]] délivré par la [[médecine du travail]]).

=== Mise à jour du dossier ===

Le dossier administratif évolue tout au long de la carrière. Chaque événement majeur (promotion, [[avancement de grade]], formation, sanction, congé...) doit faire l’objet d’un ajout ou d’une actualisation. Les agents du [[service du personnel]] ou du [[service gestionnaire]] assurent cette tenue quotidienne.

Des outils informatisés, tels que [[SIRH|Systèmes d’Information des Ressources Humaines]], sont fréquemment utilisés dans les grandes administrations pour la gestion dématérialisée des dossiers.

== Accès, communication et droits des agents ==

En application de l’[[article 18 de la loi du 13 juillet 1983]], tout agent public peut obtenir la communication intégrale de son dossier administratif, sur demande écrite adressée à l'administration. Cette disposition vise à garantir les droits de la défense, notamment en cas de procédure disciplinaire devant un [[conseil de discipline]] ou d’action devant le [[tribunal administratif]].

L'accès peut être demandé :
* En consultation sur place
* Par remise ou envoi de copies certifiées conformes
* Par accès au [[dossier électronique de l’agent]]

Le refus de communication peut être contesté auprès de la [[Commission d’accès aux documents administratifs|CADA]].

== Conservation et archivage ==

Les règles de conservation des dossiers administratifs sont fixées par le [[Code du patrimoine]] et les [[instructions de la Direction des archives de France]]. Certaines pièces sont conservées durant toute la carrière de l’agent, voire au-delà pour des raisons de [[pension de retraite]]. L’archivage peut être physique ou dématérialisé, en respectant les normes de sécurité en vigueur.

== Cas particuliers et évolutions ==

Le dossier administratif existe également dans le secteur privé (notamment sous forme de [[dossier du personnel]]), mais il présente des spécificités dans la fonction publique, du fait :
* de la mobilité entre [[corps de fonctionnaires]]
* des procédures de [[détachement]], [[mise à disposition]] ou [[disponibilité]]
* de la gestion [[inter-ministériel|interministérielle]] du [[personnel de l'État]]

L’essor de la [[dématérialisation]] via des outils comme [[Chorus]], [[RenoiRH]], ou la création du [[compte personnel d’activité|CPA]] contribue à la transformation du dossier administratif.

== Voir aussi ==
* [[Fichier administratif]]
* [[Secrétariat général]]
* [[Direction des ressources humaines]]
* [[Mutualisation des services]]
* [[Protection fonctionnelle]]
* [[Service public de l'emploi]]
* [[Agent non titulaire]]
* [[Carrière (fonction publique)]]
* [[Instruction administrative]]

[[Catégorie:]]

Dossier administratif - Revision history

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